Office 365 Partage Externe : everybody ! really ?

Nouvelle fonctionnalité de SharePoint 2013 propre à Office 365 : le Partage dit Externe. Derrière ce terme assez flou, nous sommes amenés à penser que l’on peut partager avec tout le monde à l’instar de l’offre public OneDrive.
Je vous propose  d’y voir plus clair.

Vous avez deux points d’entrée pour activer le partage externe avec 3 leviers.

Le point le plus haut :

la fonctionnalité de Partage Externe doit être activée soit dans les paramètres des services Office 365, soit dans le centre d’administration SharePoint Online (selon votre offre).

Vous y trouver le paramétrage “Partage Externe” avec 3 valeurs possibles très explicite  :

  • Ne pas autoriser le partage à l’extérieur de l’organisation
  • Autoriser les utilisateurs externes qui acceptent les invitations de partage et ouvrent une session en tant qu’utilisateurs authentifiés.
  • Autoriser les utilisateurs externes qui acceptent les invitations de partage et les liens invités anonymes.

Point important :  quand vous partager en mode anonyme (Documents et éléments uniquement) n’importe qui peut accéder en lecture à vos fichiers via une URL générée.

Le second point est au niveau Collection de Site :

Si vous avez activé le Partage Externe plus haut, vous avez la possibilité d’affiner sur chaque collection avec les même critères ci dessus.
PE_CollectionLorsque le partage externe est activé, vous pouvez, au sein de votre site, partager à n’importe qui (en théorie).
PartageLe bouton Partage/Partager se trouve à N niveau au sein de vos sites (Sites,Bibliothèques,Listes,Dossier, éléments).

Une fois cliqué sur ce bouton, l’assistant nous invites à renseigner les utilisateurs (email) et  peut nous montrer avec qui nous partageons.

C’est donc ici que n’importe quel utilisateur peut partager et donner des droits spécifiques avec une personne tierce de l’entreprise.FenetrePartage

 

L’utilisateur reçoit un mail d’invitation à se connecter de cette forme.

MailPartage

C’est ici que cela ce complique pour les utilisateurs n’utilisant pas de services de messagerie Microsoft.
Car contrairement à l’offre public, Office 365 ne permet pas n’importe quel utilisateur de se connecter directement à SharePoint.

Après avoir cliqué sur l’invitation, l’utilisateur va devoir se connecter à cette première mire :

MireAuthentification

 

Comme le dit le message cliquer sur “Compte Microsoft” si vous avez un compte de la forme (…@outlook.com, …@outlook.fr, …@live.com, …@live.fr, …@hotmail.com, …@hotmail.fr, …@msn.fr,…@msn.com, ou autre nom de domaine appartenant à Microsoft).

Vous accéderez directement au Partage SharePoint !!

Mais ! Si vous n’avez pas  de  compte de type Microsoft, il faudra cliquer sur “Compte d’organisation”.CreationComptePartage
Il vous faudra créer un compte Microsoft avec votre email (uniquement celui envoyer lors du partage).

CreationComptePartage2
Saisir toutes les informations demandées dans le formulaire et cliquer sur « Create account ».
Il ne faut pas changer le « User name ». (Le numéro de téléphone n’est pas obligatoire).
Un mail de confirmation sur votre boite de messagerie vous demandera de valider la création du compte .

CreationComptePartage3
Une fois confirmé, l’accès au portail doit être opérationnel.

On s’aperçoit que demander “tout ça” à un utilisateur tiers peut être très bloquant pour s’approprier la solution.

Dernier point pour l’administrateur de Site.
On peut suivre l’évolution des états des demandes de partage dans les paramètres du site.
Dans la rubrique “Utilisateurs et Autorisations” -> “Demandes d’accès et invitations”Demandeacces

 

Il est dommage qu’Office 365 ne puissent faire aussi simple que OneDrive à destination des particuliers mais j’imagine que c’est pour des raisons de sécurité … sinon What else ?

Pour ma part, j’ai frémi dès que j’ai vu cette fonctionnalité dans la preview de 2013. Quid de la gouvernance des autorisations si tout le monde peut partager avec tout le monde … vaste chantier/débat ! 🙂

Lien pour approfondir :

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Jérôme Folliot

Jérôme Folliot

Infographiste, Webdesigner, technicien réseau, responsable Informatique, formateur, Consultant en SSII ... SharePoint m'a quasi toujours suivi dans mon parcours. On me connaît par ce genre de phrases : "les usages, les usages ...", "Keep it Simple", "SharePoint est un produit pas une plateforme de Dev", "le Dev : c'est le mal" ;-) Il est temps aujourd'hui de vous faire partager toute mon expérience d'infrastructure et d'usages fonctionnels ;-)

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