Un de mes clients a des difficultés avec ses employés dans l’utilisation de la fonctionnalité d’extraction /archivage.
Voici un petit récapitulatif.
Il est possible de rendre l’extraction d’un fichier obligatoire ou non.
Le paramétrage de la bibliothèque se situe sous « Paramètres de contrôle de version » / « Exiger l’extraction des documents avant de pouvoir les modifier ? »
Si l’extraction n’est pas obligatoire, alors il faut qu’il y ait une action de l’utilisateur afin de verrouiller/déverrouiller (extraire/archivé) le fichier avant et après la modification.
Si l’extraction est obligatoire, alors l’extraction se fait automatiquement lors de l’ajout ou de la modification d’un document.
Il faut qu’il y ait une action de l’utilisateur afin de déverrouiller (archivé) le fichier après l’ajout ou la modification.
Il existe 2 façons de modifier un document :
Ouverture dans Word/Excel… à partir de SharePoint
Dans ce premier cas, une copie du document est téléchargée automatiquement en local pour modification. Après enregistrement et fermeture de Word/Excel, les dernières modifications sont sauvegardées dans la bibliothèque SharePoint et le message suivant apparait:
S’il y a une perte de connectivité réseau, le document sera tout de même fermé. En revanche, le téléchargement sera mis en attente.
La liste des documents en attente peut être vue dans le « Centre de téléchargement Microsoft Office ».
A savoir : l’utilisateur peut archiver le document directement à partir du menu de son application dans Office.
Téléchargement du document sur le poste de l’utilisation
Ici, l’utilisateur enregistre une copie du document dans un endroit précis de son poste. Des modifications peuvent y être apporter avec ou sans connectivité réseau.
Quand le document est fermé, les dernières modifications restent sur le poste de l’utilisateur.
Les modifications de ce document ne seront sauvegardées sur SharePoint uniquement quand l’utilisateur aura jugé qu’il a fini de travailler dessus.
Dans ce cas, il se connecte à SharePoint et télécharge le document dans la bibliothèque. Il lui sera demandé s’il veut archiver le document ou le laisser extrait pour modification ultérieur par lui-même.
Comment récupérer les dernières modifications d’un document extrait ?
Il faut pour cela avoir des droits de « propriétaire » de site.
- Allez dans la bibliothèque concernée
- puis « Paramètres »
- puis « Gestion des fichiers sans version archivée »
Ici, vous pourrez reprendre possession des documents extraits.
Conclusion
La formation des utilisateurs au mécanisme d’extraction et d’archivage des documents est primordiale.
Paramétrer l’extraction obligatoire sur les bibliothèques SharePoint peut rendre l’utilisation assez fastidieuse.
Dans le passé, l’extraction obligatoire était nécessaire afin que plusieurs utilisateurs puissent collaborer sur un même document.
En revanche, avec SharePoint 2013, il est possible de modifier un document à plusieurs ce qui pourrait répondre à ce besoin. Je recommande la lecture du post de Jérôme sur les possibilités de co-authoring dans SharePoint 😉
Pour plus d’information sur la fonctionnalité d’extraction dans SharePoint 2013 :
http://office.microsoft.com/fr-fr/sharepoint-server-help/extraire-archiver-des-fichiers-ou-annuler-les-modifications-apportees-a-des-fichiers-dans-une-bibliotheque-HA102803583.aspx
